Nhằm tạo ra một tài liệu từ 2 file khác nhau. Một file được coi là tài liệu chính, còn một file được coi là file dữ liệu. Thao tác trộn thư cần thiết khi phải gửi những tài liệu theo mẫu chung như giấy báo, giấy mời, thư từ cho nhiều người nhận khác nhau ...

Ví dụ:

Cần gửi giấy mời cho một danh sách nhiều người nhận. Giấy mời có nội dung sau:  

Trong ví dụ này, ta cần điền tự động 2 thông tin là “người được mời” vào phần Trân trọng kính mời và “địa chỉ của người được mời” vào phần Đơn vị công tác từ bảng danh sách khách mời đã có sẵn.

Ta cần chuẩn bị

Để thực hiện ví dụ này, ta cần chuẩn bị như sau:

• Nội dung của giấy mời (như trên), gọi là tài liệu chính - Main Document, rồi lưu lại với tên là Giay moi.doc. 
• Bảng danh sách khách mời để trộn tự động vào tài liệu chính gọi là bảng dữ liệu (Data Source). Bảng danh sách khách mời bao gồm nhiều thông tin như: Stt, Họ và tên, Đơn vị công tác, Chức vụ, Điệ thoại,… Tuy nhiên trong ví dụ này ta chỉ cần sử dụng 2 thông tin là: Họ và tên để điền và phần Trân trọng kính mời và Đơn vị công tác để điền vào phần Đơn vị công tác. Bảng danh sách này được lưu trong máy với tên là Danh sach.doc.

File tài liệu chính và file chứa bảng dữ liệu là hai file riêng biệt có thể soạn thảo trước khi thực hiện chức năng Mail Merge.

Opentraining.vn